Арендуем машину так, чтобы не было мучительно обидно…

Некоторые работодатели предпочитают не покупать машину, а брать автомобиль в аренду у физических лиц. Для того чтобы оформить это действие, с физическим лицом надо заключить Договор аренды (Гражданско-правовой договор). Договор может быть разным. Если работодатель взял на работу водителя с личным автомобилем, то для того чтобы оформить и аренду машины, и работу водителя он должен заключить Договор аренды с экипажем.

А вот если физическое лицо, которое, кстати сказать, вполне может быть сотрудником фирмы, вовсе не работает водителем, а просто предоставляет свою машину для поездок по делам организации, то можно оформить просто Договор аренды автомобиля. Выбор одного из двух видов договоров остается за работодателем. Но перед тем как выбрать, стоит понять, чем различаются и сами Договора, и последствия их заключения.

Кстати, в том случае если организация решила оплачивать аренду автомобиля своему штатному водителю, то оплата услуг водителя по Договору аренды автомобиля с экипажем не имеет смысла и налоговая инспекция при проверке сочтет эти затраты экономически необоснованными. Ведь водитель уже получает зарплату именно за то, что водит эту машину. Поэтому, если организация арендует автомобиль у своего штатного водителя, то разумнее сразу заключить Договор аренды без экипажа.

НДФЛ и фонды

Если работник и работодатель заключили Договор аренды автомобиля без экипажа, то в нем оговаривается сумма арендной платы. Кроме того, организация не должна забывать, что выплачивая арендную плату, она должна удерживать с нее 13% НДФЛ, поскольку такая плата признается доходом физического лица, а организация выступает в этом случае как налоговый агент. По окончании налогового периода, фирма должна предоставить сведения о начисленном и выплаченном НДФЛ в налоговую инспекцию. Взносы в фонды на сумму арендной платы начислять, конечно, не нужно.
Совсем не так обстоит дело, если организация заключает Договор аренды автомобиля с экипажем. Кроме того, что организация удерживает и выплачивает 13% НДФЛ с самой суммы аренды, она обязана это делать и с той суммы, которая выплачивается водителю за услуги. Однако это еще не все. На ту сумму, которую организация выплачивает водителю за услуги, она должна начислять взносы в фонды, как и с любой другой оплаты труда. Единственный положительный момент состоит в том, что организация не обязана уплачивать в ФСС взносы на травматизм, если это не предусмотрено в договоре. Хотя ФСС смотрит на это совсем по-другому. Фонд считает, что если организация постоянно пользуется услугами физического лица по постоянному Договору, то он считается постоянно работающим в этой организации, а значит и взносы на травматизм она на его доходы начислять обязана.

Налог на прибыль

Стоит сказать, что расходы, которые организация может учесть для уменьшения налогооблагаемой базы на прибыль, по этим двум Договорам различны. А именно: если фирма арендует у сотрудника автомобиль, то она имеет право учесть в расходах уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль не только арендную плату. В этом случае на нее ложатся расходы по эксплуатации автомобиля, т.е. приобретении ГСМ, антифриза и прочего. Для того чтобы учесть ГСМ и необходимо составление путевых листов.

Путевые листы, для того чтобы списать бензин, надо составлять обязательно. Если организация не получает доходы от перевозок грузов или пассажиров, то есть возможность снизить трудоемкость ведения первичного учета и составления путевых листов. Законодательство позволяет составлять один такой документ в месяц, но не реже, для того чтобы зафиксировать все перемещения на взятом в аренду автомобиле. Для того чтобы воспользоваться этой возможностью фирме придется самостоятельно составить бланк такого путевого листа с соблюдением всех необходимых реквизитов.

Бензин для арендованной машины приобретается на выданные под отчет водителю средства, а затем расходы списываются после предоставления чеков на покупку бензина и составления авансового отчета.
Кроме того, на арендатора ложатся и расходы по страхованию автомобиля, а также текущий и капитальный ремонт машины. И все эти расходы организация может учесть в расходах, которые уменьшают налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль при условии, что они будут документально подтверждены. Только не стоит забывать оговаривать все эти условия в договоре как можно более подробно, чтобы у налоговых инспекторов при проверке не возникло искушения вычеркнуть их из расходов и доначислить с чистой совестью налог на прибыль.

Совсем не так дело обстоит с расходами, уменьшающими налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, в том случае если заключен Договор аренды транспортного средства с экипажем. В этом случае, как и при Договоре аренды автомобиля без экипажа, фирма обязана взять на себя эксплуатационные расходы, т.е. приобретение ГСМ, антифриза в холодное время года и так далее. Что касается страхования машины, то эти расходы должен выплачивать арендодатель, если конечно в договоре не будет указано, что арендатор согласен взять на себя страховые выплаты за автомобиль. Кроме того, на арендодателя полностью ложатся расходы по текущему и капитальному ремонту транспортного средства. Поэтому если фирма эти расходы все же оплатит, то уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль она на эту сумму все равно не сможет.

Подводные камни

Почему же фирмы предпочитают заключать Договора аренды без экипажа? Ведь при аренде с водителем им вовсе не надо тратиться на текущий и капитальный ремонт. Пусть даже на оплату услуг водителя не только тратится в этом случае кругленькая сумма, а немало пойдет и на оплату взносов в фонды, да и налог на прибыль не уменьшится. Казалось бы это не такое уж большое неудобство, так в чем же дело?
А дело в том, что у налоговых инспекций и фондов есть не очень хорошая привычка крайне отрицательно относиться к Договорам гражданско-правового характера и постоянно предпринимать попытки переквалифицировать их в Трудовые договора. А отсюда совсем немного и до требования переквалифицировать аренду автомобиля в компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях. Откуда вполне логично вытекает требование доначислить налоги со всеми вытекающими отсюда последствиями, недоимками, пенями и штрафами.

Поэтому чтобы не было таких недоразумений, будет, наверное, рациональным просто заключить Договор аренды без экипажа с одним физическим лицом, пусть даже это будет сотрудник организации, а штатным водителем оформить другого. Тогда не будет проблем ни с фондами, ни с инспекцией, если конечно все расходы фирма экономически обоснует.